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广告承接管理制度

  依据《中华人民共和国广告法》和公司有关规定,为加强陕西华春网络科技股份有限公司广告业务的管理,树立良好的公司形象,保证各项工作健康、有序地开展,特制定本管理制度。

  

  一、基本原则

  

  (一)遵守国家法律、法规的原则;

  

  (二)公平、诚实、信用的原则;

  

  (三)“客户至上”的原则;

  

  (四)广告收费公开、公平、合理的原则;

  

  (五)建立健全的广告承接、登记、审查、发布、档案管理原则。

  

  二、广告客户承接登记制度

  

  1.广告客户归公司所有,由公司统一分配。为保证客户资源的有效利用,应保持客户的正常流动。对客户分配产生的分歧,由公司统一协调,客户经理应自觉配合。

  

  2.客户经理应具备独立开发新客户,发展意向客户和维护老客户的能力。

  

  3.客户经理不论因何原因离职后,即停止对客户的联系,并不再享受相应的报酬,其原有客户由公司统一分配。如有其他原因联系的,不得私自代表本公司立场。

  

  4.客户登记使用统一格式的“客户登记表”(见样表),由客户经理、公司各掌握一份。每份客户档案信息,统一交由行政部专人管理,及时进行电脑录入和存储管理。客户资料如发生变化,应由客户经理同行政专员及时进行修改补充完善。

  

  5.客户经理在拜访或电话联系时,均应及时填写“客户拜访记录”(见样表)

  

  三、广告发布合同的签订及管理

  

  1.为客户发布广告前,均应与客户单位签定正式广告发布合同

  

  2.填写合同时,应作到字迹清晰、工整、内容详细,涉及到版位、广告尺寸、广告价格、付款方式等内容时更应准确,不能有任何涂改现象。如有特殊条款需要修改或补充,注明并以附件形式表述清楚,与合同原件一并归档。合同附件也应由签约双方签字、盖章。

  

  3.合同条款内容应本着公平、诚实、信用的原则,保证客户、客户经理和公司三方的利益。客户经理不得随便答应客户方工作人员提出的未经我公司领导批准的任何条件。

  

  4.正式签定的广告发布合同一式四份,双方各执两份,公司的合同原件交行政部专人保管存档。

  

  5.各类合同属公司的保密文件,持有或保管合同的人员,不得将合同交给任何无关人员查阅或提供任何形式的合同文本。如发现违反此规定的行为,立即给予有关责任人严肃批评并扣除其工资的20%作为处罚;如由此给公司造成广告发布错误、广告费无法收回、客户流失、合同失效等损失,对直接责任人进行扣除当月工资的50%作为处罚。

  

  6.合同的登记与保管:

  

  (1)广告合同统一由行政部专人保管;

  

  (2)登记合同时,可按签订时间、客户行业等分类标注,以利查找;

  

  (3)已执行完毕的合同、正在执行的合同以及未执行合同应分开保管;

  

  (4)广告合同作为广告客户档案的一部分,保存时间为3年。

  

  7.到期合同的处理:到期合同由行政部统一存档。客户经理于合同有效期结束前2个月,开始从事合同的续订工作并及时签定新的合同。

  

  四、广告承接审查制

  

  1.坚持预防为主,充分认识广告审查工作是广告业务合法、顺利开展的保证。坚持依法办事,不因人情、合同额、口头许诺等原因违反原则。

  

  2.广告审查的范围及应提供的文件:

  

  (1)广告客户主体资格的审查。根据《广告法》第二十二条规定,对委托承办或代理广告业务的客户能否做广告和做某项广告的合法资格进行审查,需查验企业法人营业执照,并将企业法人营业执照的复印件存档备案;

  

  (2)审查证明文件。必须要求客户提供证明其广告内容真实、合法的证明文件,其广告内容真实性必须符合《广告法》第三条、第四条相关规定,包括生产许可证、技术合格证、销售许可证、代理委托书、专利证明、商标证明等(上述证明复印件即可)。对不能出示证明或证明文件不全、不真实的,在未征得业务部经理的同意前,不能与客户签订合同;

  

  (3)审查广告内容是否符合《广告法》规定,特别是广告表现形式、诉求对象、广告语等方面是否涉及到《广告法》第七条、第八条、第十三条、第十四条、第十七条、第十八条、第十九条、第三十二条等规定中禁止出现的情形,有无引起消费者误解,引发企业间不正当竞争、损害国家主权及其他不符合社会主义精神文明建设要求的内容;

  

  (4)客户经理应同广告审查员一起,了解、审查广告客户的声誉及履约能力,避免与有可能影响合作双方企业形象、信誉或不能履约的客户签约。

  

  3.由广告审查员在广告制作、发布前进行广告审查,在定稿后的样搞上签署审查意见,并监督审查意见的执行。

  

  五、广告资料档案管理制度

  

  1.广告档案统一由行政部专人管理,管理人员应有高度责任感,认真负责管理好广告档案。

  

  2.广告业务档案包括:

  

  (1)设计完成的广告样张,含图片、照片、文字等资料;

  

  (2)收取和查验的广告证明和查验记录。对不能存档的要记录内容。

  

  (3)广告审查情况记录材料;

  

  (4)广告合同;

  

  (5)其它应当保存的材料。

  

  3.档案内保存的文件资料应当完整,真实地反映广告承办的全过程。

  

  4.分类保存须利于查找、使用,存档资料应及时更新。

  

  5.档案资料不得外借。因特殊原因需借出的,应进行详细的登记,注明用途及归还时间,借出人必须经过总经理审批后方可借出。

  

  6.广告档案的保存时间为自合同签定之日起三年。

  

  六、本制度自下发之日起执行,最终解释权归公司所有。


  

  陕西华春网络科技股份有限公司

  

  2018年7月1日